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Japanese

(和訳)留学生入学申請手続におけるプライバシーポリシー

本プライバシーポリシーは、国立大学法人九州大学(以下「本学」という。)の留学生入学申請者にかかる個人情報の収集、利用、管理の方法等を示すものです。
本学のプライバシーポリシーについてご質問等がある場合はjoho-kokai@jimu.kyushu-u.ac.jpまでご連絡ください。

1. 必要な個人情報

本学では、以下の個人情報を収集します。 

  • 連絡先(氏名、住所、Eメールアドレス、電話番号)
  • 個人的な情報(生年月日、性別、国籍、顔写真)
  • 個人識別情報(旅券(パスポート)番号、発行年月日、有効期限満了日、生年月日、出生地、未婚・既婚、旅券(パスポート)のコピー)
  • 問い合わせ内容、特別な要望、フィードバック、アンケート調査の回答を含む本学に提供される情報
  • 学歴証明、学術活動、評価・実績を含む能力にかかる情報
  • 本学に入学する以前の学歴、教育機関・学校名、GPA (Grade Point Average)、活動や評価、在学証明書、学歴証明証、日本語能力試験証明証(日本語を母国語としない場合)
  • 職務経歴・経験の詳細(勤務先名、役職、業務成果(必要な場合))
  • 家族及び親族(日本在住者のみ)の連絡先
  • 学費支援者の連絡先
  • 在学中に日本に居住する家族情報
  • 申請手続に必要な帯同家族に関する情報(旅券(パスポート)番号、発行年月日、有効期限満了日、生年月日、出生地、未婚・既婚、旅券(パスポート)のコピー)
  • 学費支払い及び他の支払いにかかる情報(奨学金証明証、本人もしくは家族の銀行口座を含む日本滞在中のすべての経費支弁方法にかかる証明)
  • フライト情報を含む、本学への渡航スケジュールの詳細
  • 健康状況の情報
  • 在留資格認定証明書交付申請書に記載するデータ

2. 個人情報収集の方法

本学は、以下の時に直接あなたから個人情報を収集することになります。

  • あなたがEメールで直接本学に申請書を提出した時
  • あなたが本学に資料請求や問い合わせをした時
  • あなたがオンライン登録を完了した時
  • あなたが本学のウェブサイトのアカウントにアクセスした時
  • あなたの出身校や在学中の学校、大学、また、就学支援者などの第三者からあなたの個人情報が提供された時
  • あなたが学生ビザ申請や居住許可の支援を依頼した時

3. 利用目的

上記に記載されている申請時の個人情報の収集及び処理はあなたの同意に基づくものであり、学生ビザ及び居住許可の申請などに必要な目的のために使用されます。そのため、本学はあなたの個人情報を入国の際に必要な手続きに使用し、入国書類をあなた宛に郵送することもあります。 

本学では公共目的のために実施される業務の効率化に必要な場合、あなたの個人情報の処理を行うことがあります。そのため、以下の目的であなたの個人情報を利用することもあります。

  • 履修コースの詳細及びスケジュール、交換留学やイベントなどの情報提供のため
  • あなたからのフィードバックを収集するため
  • あなたからの問い合わせに回答するため
  • 経理業務を行うため
  • あなたの安全確保のため
  • シャトルバスやチケット手配等に伴い、旅行会社等に個人情報データを提供するため
  • その他の目的に伴いあなたが追加で提供する個人情報を処理するため
  • メールアドレスにかかる個人名を使用するため 

本学は、コンプライアンスに係る法令順守や業務遂行のためにあなたの個人情報を処理することもあります。そのため、以下の目的であなたの個人情報を利用することもあります。

  • 財務監査
  • 本学規定及び法的義務の遵守
  • 犯罪防止 

個人の健康状態や宗教に関する情報は、EU一般データ保護規則(GDPR)では“パーソナルセンシティブデータ”として扱われています。この“パーソナルセンシティブデータ”は、医療その他の重要な利益にかかるものを含みます。なお本学では、あなたの明確な同意がある条件のもとで“パーソナルセンシティブデータ”を利用します。

4. 第三者への情報提供について

以下の第三者機関にあなたの個人情報について開示を求められた場合、これら機関に提供することがあります。

  • 文部科学省
  • 法務省入国管理局
  • 日本学術振興会 

法令遵守の一環として保険会社等にあなたの個人情報を提供することがあります。
本学では、上記の目的の場合を除き、あなたの同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。情報提供する際は、あなたに同意書で確認を行います。

5. 個人情報の保存期間

本学では、留学生入学申請の際に収集したあなたの個人情報、直接あなたから得た個人情報について、日本の法令等に基づき必要な期間のみ保存します。

6. あなたの権利

本学が収集した個人情報に関し、あなたには以下の権利があります。

  • 本学が保管するあなたの個人情報へのアクセスを要求する権利
  • あなたの個人情報の訂正及び削除を要求する権利
  • あなたの個人情報の処理に対して制限や異議を唱える権利
  • あなたの個人情報データの複製を移行可能な形式(データポータビリティ)での提供を要求する権利
  • 同意に基づく適法な処理に影響しないことを条件に、随時同意を撤回する権利

7. Cookie(クッキー)について

本学ウェブサイトでは、当ウェブサイトを訪問した際にクッキーを利用し情報を収集しています。
クッキーで収集した情報は、上記に記載された本学の業務のために利用されます。(「Cookie」とは、ウェブサイトを訪問した際に使用するパソコン等デバイスの中に保存されている小さなテキストファイルで、個人を識別する情報も含まれます。)
本学は、本学ウェブサイト訪問者の関心やニーズにあった情報(「申請書」「言語設定」「アンケート」などを含みますがこれらに限りません。)を収集し分析するためにCookieを利用します。
Facebook、Twitter、YouTube等ソーシャルメディア広告にもCookieは利用されています。
また本学は、グーグルアナリティックス (Google Analytics) やアドビアナリティックス (Adobe Analytics) などを使い、本学ウェブサイト訪問者の利用状況などを収集し分析しています。 

グーグルアナリティッックスのクッキーポリシー
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8. 個人情報の保護

本学はあなたの個人情報保護の向上に努め、本学に勤務するすべての教職員はポリシーを理解しています。本学では、業務で必要な時にのみ、個人情報のアクセス権限を持った者のみアクセス可能としています。
本プライバシーポリシーは更新されることがあります。最新版は本学ウェブサイトで公開しています。また可能な場合は、更新時にEメールでお知らせ致します。