事務組織の無駄を省き，より効率的なものとするため，昨年４月事務職員を中心に事務改善に関するアンケートが実施され，360件の提案がありました。（主な提案事項は，本誌平成10年７月号の20頁に既報。）
これらのうち，これまでに改善された事項，改善が予定されている事項は次のとおりです。
系 提 案 事 項 改 善 状 況 総 務 系 科学研究費など各種研究助成金事務の早期一元化及び簡略化 平成12年度の事務一元化に向けて問題点の整理を行うこととしている。
また，平成11年度科学研究費補助金公募から，チェック事項の簡略化，チェック体制の見直し等を行うとともに，教官用マニュアルの作成・配付を行った。学位申請及び提出書類の簡素化 学位申請の際に提出する書類の簡素化については，単位取得証明書等の提出を不要とするよう平成10年12月24日付けで通知した。
また，学位申請の簡素化については，研究科長の専決で審査を開始することの可否について，現在検討中。「研究紹介」等の原稿提出方法の簡略化 平成10年度から，研究紹介の原稿はフロッピーディスク及び電子メールによることとした。 ３年雇用の非常勤職員の念書の簡素化 平成11年４月から，３年雇用の念書の提出を，雇用当初のみとした。 各種委員会委員の発令通知書の廃止 平成11年４月から，入試関係委員会委員を除く学内各種委員会委員の発令通知書を廃止した。 職員録の掲載事項の見直し 平成11年度の職員録から，非常勤講師の掲載を省略する。また，自宅電話番号や住所の記載を，希望により省略可能とする。 経 理 系 基準給与簿（給与袋）への学科（講座）コード印刷 平成11年３月期給与支給分から，基準給与簿への学科コードを印刷した。 経理事務のオンライン化に伴うパソコンの確保とレベル統一 パソコンの整備については，一人一台を目処に平成10年度及び11年度の２カ年で整備する予定であり，平成10年度に150台を整備した。
平成10年２月にグループウェア内におけるアプリケーションソフトの統一を図った。歳入収納事務の弾力化（金融機関への振込制度の導入） 歳入徴収官名義の口座（金融機関）の開設を可能とする法的根拠等関係法令の改正が必要。
授業料収納事務に限れば，現行の代行納付方式で事務の合理化と学生の利便は十分に図れる。今後も，代行納付についてチラシ等を配付し利用促進に努める。図 書 系 重複雑誌の廃棄，図書の廃棄基準の緩和 「九州大学における図書館資料の不用決定及び処分に関する要領（平成10年２月16日制定）」により処分は可能なため，各部局において実施できる。 コンピュータ未登録資料の遡及（そきゅう）入力 平成８年度から遡及（そきゅう）入力を実施しており，計画的に行っている。 定期講読雑誌の図書室への早期配備 納入業者を指導するとともに受入処理の迅速化に努めるよう措置した。 学内コピーカードの共通化と学内複写利用申請の廃止 文献複写申込書は，著作権法上廃止が困難である。
また，コピーカードの共通化については，検討中である。なお，学内図書館・室の利用手続きについて，他部局図書室を利用する場合の学内図書相互利用申込書や，学外者が部局図書室を利用する場合の借用書を，平成10年10月１日から廃止した。その他 パソコン講習会の実施 昨年度からインターネット講習会を，本年度からパソコンリーダー養成研修を実施しており，今後も更に充実した研修を実施する。