本学主催学会大会参加者にかかるプライバシーポリシー

制定日：2018.12.25
最終更新日：2021.04.13

本プライバシーポリシーは、国立大学法人九州大学（以下「本学」という。）の主催学会大会参加者にかかる個人情報の収集、利用、管理の方法等を示すものです。
本学のプライバシーポリシーについてご質問等がある場合はjoho-kokai★jimu.kyushu-u.ac.jpまでご連絡ください。※メールアドレスの★を@に変更してください。
本プライバシーポリシーをよくお読みいただき、ご同意いただけない場合は、本学への個人情報の提供はご遠慮ください。その場合、本学による学会等サービスのご提供ができかねますのでご了承ください。

本学では、以下の個人情報を収集します。

• 連絡先（氏名、住所、Eメールアドレス、電話番号）
• 個人的な情報（生年月日、性別、国籍、顔写真）
• 個人識別情報（旅券（パスポート）番号、発行年月日、有効期限満了日、生年月日、出生地、未婚・既婚、旅券（パスポート）のコピー）
• 自宅・勤務先の住所、市民権、Eメールアドレス、電話番号、写真を含む連絡先
• 本学への問い合わせ内容、特別な要望、フィードバック、アンケート調査の回答を含む本学に提供される情報
• 申し込み手続きの一部として提供される帯同家族の情報
• 銀行口座情報

本学は、以下の時に直接あなたから個人情報を収集することになります。

• あなたがEメールで直接本学に申請書を提出した時
• あなたが本学に資料請求や問い合わせをした時
• あなたがオンライン登録を完了した時
• あなたがビザ申請手続き開始時に支援を依頼した時
• あなたが学会、セミナー、ワークショップ、サマーキャンプに登録または参加した時
• あなたが本学のキャンパスを訪問した時
• あなたが交通機関、宿泊施設や食事などのサービスを依頼した時

上記に記載されている申請時の個人情報の収集及び処理はあなたの同意に基づくものであり、学会大会申請のみに使用されます。
本学ではあなたとの契約履行のため、もしくは契約締結前に受けたあなたの依頼に応じる手続きを実施するために、あなたの個人情報を提供することもあります。

そのため、以下の目的であなたの個人情報を利用することもあります。

• 学会大会の情報を提供するため
• 学会大会後のフィードバックを収集するため
• 今後の学会大会やイベント情報などの案内を送付するため
• 経理業務を行うため
• あなたの安全確保のため
• 宿泊先紹介のため
• 旅行会社に航空券手配を依頼するため
• 学会大会運営に必要な通知のために学会大会参加者リストをウェブサイトに公表したり学会の出版物に記載したりするため
• 銀行口座に必要経費等を振り込むため
• その他の目的に伴いあなたが追加で提供する個人情報を処理するため

EU一般データ保護規則（GDPR）で必要な処理を行うため、本学では個人情報を厳重に管理している第三者機関に提供することもあります。
また本学は、コンプライアンスに係る法令順守や業務遂行のためにあなたの個人情報を処理することもあります。そのため、以下の目的であなたの個人情報を利用することもあります。

• 財務監査
• 本学規定及び法的義務の遵守
• 犯罪防止 

個人の健康状態や宗教に関する情報は、EU一般データ保護規則（GDPR）では“パーソナルセンシティブデータ”として扱われています。この“パーソナルセンシティブデータ”は、医療その他の重要な利益にかかるものを含みます。なお本学では、あなたの明確な同意がある条件のもとで“パーソナルセンシティブデータ”を利用します。

以下の第三者機関にあなたの個人情報について開示を求められた場合、これらの機関に提供することがあります。

• 文部科学省
• 法務省入国管理局
• 日本学術振興会

法令遵守の一環として保険会社等にあなたの個人情報を提供することがあります。
本学では、上記の目的の場合を除き、あなたの同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。情報提供する際は、あなたに同意書で確認を行います。

本学では、学会参加申請の際に収集した個人情報、直接あなたから得た個人情報について、学会終了の翌年まで保存します。
あなたが学会へ参加した場合、個人情報については日本の法令に基づき保存します。

本学が収集した個人情報に関し、あなたには以下の権利があります。

• 本学が保管するあなたの個人情報へのアクセスを要求する権利
• あなたの個人情報の訂正及び削除を要求する権利
• あなたの個人情報の処理に対して制限や意義を唱える権利
• あなたの個人情報データの複製を移行可能な形式（データポータビリティ）での提供を要求する権利
• 同意に基づく適法な処理に影響しないことを条件に、随時同意を撤回する権利

本学ウェブサイトでは、当ウェブサイトを訪問した際にCookieを利用し情報を収集しています。
クッキーで収集した情報は、上記に記載された本学の業務のために利用されます。（「Cookie」とは、ウェブサイトを訪問した際に使用するパソコン等デバイスの中に保存されている小さなテキストファイルで、個人を識別する情報も含まれます。）
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本学はあなたの個人情報保護の向上に努め、本学に勤務するすべての教職員は個人情報管理におけるポリシーを理解しています。本学では、業務で必要な時のみ、個人情報アクセス権限を持った者のみアクセス可能しています。
本プライバシーポリシーを更新されることがあります。最新版は本学ウェブサイトで公開しています。また可能な場合は、更新時には、Eメールでお知らせ致します。